Cómo escribir prompts para empresas

Un prompt copiado tal cual te da un resultado correcto. Un prompt adaptado a tu empresa te da un resultado que puedes usar sin retocar. La diferencia entre las dos cosas son dos minutos de trabajo, y esta guía está montada para que sepas exactamente qué dos minutos.

Cada prompt lleva los huecos que tienes que rellenar marcados así: [entre corchetes]. Cuanto más concreto seas al rellenarlos, mejor sale. «Una empresa mediana» da un resultado genérico. «Un despacho de 34 abogados en Barcelona especializado en derecho mercantil» da un resultado que parece escrito por alguien de dentro.

En los bootcamps enseñamos una sola estructura, porque la gente que aprende cinco estructuras no usa ninguna. Estas son las cinco piezas, en este orden:

Las cinco piezas no son obligatorias siempre. Para pedir un resumen de un texto que pegas, con tarea y formato te sobra. Para todo lo que vaya a salir de tu empresa con tu nombre encima, ponlas las cinco.

Los 45 minutos

La forma en que trabajamos un entregable con IA Generativa en Sapinn se resume en tres bloques de 15 minutos. Sirve para casi cualquier tarea de escritorio:

• 15 minutos de trabajo máquina. La IA produce el primer borrador completo, sin que lo interrumpas.
• 15 minutos de trabajo humano-máquina. Le señalas lo que falla y lo corrige contigo delante, en dos o tres vueltas.
• 15 minutos de trabajo humano. Tú le das el criterio, el matiz y la responsabilidad. Esta parte no se delega.

Si el resultado del primer bloque ya te parece publicable, casi seguro que no lo es. Y si has pasado 40 minutos peleando con el prompt, el problema no es el prompt: es que la tarea no estaba clara antes de abrir la IA.

Los cien prompts de esta guía te resuelven cien tareas. Esta sección te resuelve todas las demás. Es la parte que de verdad importa, porque tu trabajo no se parece del todo al de nadie, y el prompt que mejor funciona en tu empresa es uno que todavía no ha escrito nadie.

Son seis pasos. La primera vez tardarás diez minutos. A la quinta, dos.

Paso 1 · Define el trabajo, no la pregunta

El error de origen es sentarse delante de la IA sin saber qué quieres que salga. Antes de escribir nada, termina esta frase en voz alta: «cuando esto acabe, tendré [qué] para [quién], y lo usaré para [qué]».

Compara. «Necesito ayuda con la reunión de mañana» no es un trabajo, es una sensación. «Tendré cinco preguntas escritas para plantearle al proveedor, y las usaré para decidir si le renovamos» sí lo es. La segunda frase ya contiene casi todo el prompt.

Si no sabes terminar esa frase, no tienes un problema de prompt. Tienes un problema de encargo, y ninguna herramienta lo va a resolver por ti.

Paso 2 · Escribe el contexto que solo tú tienes

Aquí está la diferencia entre un resultado del montón y uno que parece escrito por alguien de tu empresa. La IA sabe mucho del mundo y nada de ti. Todo lo que no le cuentes, se lo inventará en su versión más genérica.

Las cuatro preguntas que casi siempre hay que contestar:

• Quién eres. Sector, tamaño, a qué os dedicáis exactamente. «Consultora» y «consultora de eficiencia energética para hoteles de costa» dan resultados distintos.
• Para quién es esto. Un directivo que decide, un técnico que ejecuta y un cliente que compra necesitan tres textos diferentes.
• Qué has intentado ya. Evita que te proponga lo que ya sabes que no funciona.
• Qué restricciones reales tienes. Presupuesto, plazo, equipo, herramientas que no vais a cambiar.

Truco de coste cero: casi nunca hace falta escribir el contexto, basta con pegarlo. Un email anterior, la ficha del cliente, el acta de la última reunión. Antes de pegar nada, la sección 4 de esta guía.

Paso 3 · Elige el formato por lo que vas a hacer después

La pregunta correcta no es «cómo lo quiero», es «qué voy a hacer con esto en cuanto lo tenga». Si lo vas a pegar en un correo, pídelo como correo. Si lo vas a comparar, pídelo en tabla y di qué columnas. Si lo vas a repartir entre tres humanos, pídelo separado por responsable.

Cada minuto que pasas reformateando una respuesta es un minuto que te ahorrabas escribiendo una línea más de prompt.

Paso 4 · Pon las restricciones, que es lo que casi nadie hace

Decirle lo que no debe hacer corrige más el resultado que decirle lo que debe hacer. Es la pieza que separa un prompt de aficionado de uno de profesional. Las cuatro familias que más rinden:

• Extensión. «Máximo 120 palabras» cambia el texto entero, no solo su longitud.
• Vocabulario. Lo que no quieres leer. «Sin tecnicismos», «prohibido decir que somos líderes», «español de España».
• Honestidad. La más valiosa de todas: «si te falta información para hacerlo bien, dilo en vez de suponer» y «marca lo que no puedas verificar». Con esta línea el modelo deja de rellenar huecos a ciegas.
• Alcance. «No propongas herramientas», «no cambies ninguna cifra», «no me des tu opinión, prepara la consulta».

Paso 5 · Prueba, diagnostica y corrige

Nadie acierta a la primera, y no hace falta. Lo que sí hace falta es saber qué tocar cuando el resultado no sirve. Casi siempre es una sola pieza:

Y cuando algo sí funcione, no lo corrijas: dile qué te ha gustado. «Los tres primeros valen, el cuarto no, dame tres más como los tres primeros» es la instrucción más rentable de todas.

Paso 6 · Conviértelo en plantilla, o lo habrás hecho para nada

Aquí se pierde casi todo el valor en las empresas. Alguien construye un prompt buenísimo un martes, resuelve su tarea y lo deja morir en el historial de un chat que nadie más ve. Al mes siguiente otro compañero empieza de cero.

Cuando un prompt te funcione dos veces, dedícale treinta segundos: sustituye los datos concretos por [corchetes], ponle un título que describa cuándo se usa y guárdalo donde lo vea tu equipo. Un documento compartido basta. Eso es exactamente lo que hemos hecho nosotros con los cien prompts: no dejarlos morir en un chat.

Eres [rol, con el punto de vista que te interesa].

Contexto: [quién eres, tamaño, sector]. [Para quién es esto].
[Lo que ya has intentado]. [Tus restricciones reales].

Tarea: [verbo concreto] [cantidad] [qué exactamente].

Formato: [la estructura con la que lo vas a usar después].

Restricciones: [extensión]. [Vocabulario prohibido].
Si te falta información para hacerlo bien, dímelo en vez de
suponer. Marca lo que no puedas verificar.

El atajo: que la IA construya el prompt contigo

Si te atascas, invierte los papeles. En vez de escribir tú el prompt, pide que te lo escriban. Funciona sorprendentemente bien y es lo que más veces desatasca a alguien en un taller:

Eres experto en diseño de prompts para uso empresarial.

Quiero que me ayudes a construir un prompt para esta tarea:
[describe con tus palabras, sin cuidar la forma, lo que
necesitas conseguir]

Trabaja así:
1. Hazme entre 3 y 6 preguntas para conocer el contexto que te
   falta. Una por línea, numeradas.
2. Espera a que las conteste.
3. Con mis respuestas, escribe el prompt final estructurado en
   rol, contexto, tarea, formato y restricciones.
4. Explícame en 3 líneas por qué has puesto cada restricción,
   para que sepa cuál tocar si el resultado no me sirve.

No escribas todavía el prompt final. Empieza por las preguntas.

Un ejemplo entero, de lo malo a lo que sirve

La misma necesidad, escrita tres veces. Vale la pena leer las tres seguidas.

Esta es la parte que se salta todo el mundo y la que más disgustos evita. No va de tener miedo, va de saber dónde está la línea.

La regla corta

Si lo que vas a pegar identifica a un humano, revela información confidencial de un cliente o es un secreto industrial vuestro, no lo pegas en una herramienta que no tenga contrato firmado con tu empresa. Punto.

Anonimizar bien cuesta un minuto

Sustituye nombres, empresas, importes exactos y fechas concretas por etiquetas: «Cliente A», «un cliente del sector logístico», «un importe de seis cifras». El resultado de la IA es igual de bueno y el riesgo desaparece. Cuidado con lo que no parece un dato personal y lo es: un cargo poco común en una empresa pequeña identifica a un humano igual que su nombre.

Las tres cosas que tu empresa debería tener por escrito

1. Qué herramientas están autorizadas y con qué cuenta se usan. Una cuenta personal gratuita y una cuenta de empresa no tienen las mismas condiciones sobre tus datos.
2. Qué revisión humana necesita cada salida antes de que llegue a un cliente, a un empleado o a un organismo público.
3. Qué formación ha recibido quien la usa. El artículo 4 de la Ley de IA de la UE, aplicable desde febrero de 2025, exige que quienes manejan estos sistemas por cuenta de la empresa tengan un nivel suficiente de conocimiento. Y exige poder demostrarlo, así que guarda la evidencia de la formación.

Ya tienes el método. Lo que falta es el hábito, y esa es la parte difícil. Nuestra recomendación después de trabajar esto con más de mil quinientos humanos en empresas españolas es simple: coge las tres tareas que más veces repites en una semana y construye un prompt para cada una siguiendo los seis pasos. Tres prompts propios funcionando valen más que cien copiados de una lista.

Si prefieres partir de algo ya escrito, tienes los 100 prompts por departamento para adaptarlos a tu caso.

Y mide. Cuánto tardabas antes en esa tarea, cuánto tardas ahora. Sin esa cifra, la conversación sobre IA Generativa en tu empresa seguirá siendo una cuestión de opiniones.